Datenschutz

Verantwortlicher

Jan Möbius, Einsatzwort Medien, Blockstraße 2, 35117 Münchhausen, Deutschland. E-Mail: kontakt@einsatzwort.de.

Zweck der Anwendung

Der Einsatzwort Assistent unterstützt bei der Erstellung KI-gestützter redaktioneller Textentwürfe für Feuerwehrkommunikation. Die Anwendung veröffentlicht keine Inhalte automatisch. Jeder Entwurf ist vor einer Veröffentlichung fachlich und redaktionell zu prüfen.

Einsatznotizen und KI-Verarbeitung

Nutzer können strukturierte Einsatznotizen eingeben. Diese Angaben werden für die jeweilige Texterstellung an die OpenAI-API übermittelt. Einsatzwort speichert die vollständigen Einsatznotizen und die erzeugten Textentwürfe nicht als Inhaltsarchiv in der eigenen Anwendungsdatenbank.

Es sollen keine Gesundheitsdaten, besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Kennzeichen, exakten sensiblen Wohnadressen, unnötigen personenbezogenen Einsatzdetails oder vertraulichen einsatztaktischen Informationen eingegeben werden.

OpenAI verarbeitet API-Daten nach den für das verwendete Konto geltenden Datenkontrollen. API-Inhalte werden nach den veröffentlichten OpenAI-Regeln nicht zum Training verwendet, sofern der Kunde nicht ausdrücklich optiert. Missbrauchsüberwachungsprotokolle können in der Standardkonfiguration bis zu 30 Tage vorgehalten werden; eine kürzere oder Zero-Data-Retention-Konfiguration gilt nur, wenn sie für das verwendete Konto tatsächlich aktiviert ist.

Konto-, Vertrags- und Rechnungsdaten

Für Zugang, Vertrag, Zahlung, Rechnung und Bereitstellung werden insbesondere Name beziehungsweise Organisation, E-Mail-Adresse, Kundennummer, Rechnungsanschrift, Tarif, Kontingent, Zahlungsstatus, Rechnungsdaten und technische Vertragsnachweise verarbeitet.

Rechnungen und steuerrechtlich relevante Belege werden grundsätzlich acht Jahre nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Andere Vertragsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Vertragsdurchführung, Gewährleistung, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.

Widerruf und Kündigung

Bei elektronischem Widerruf oder elektronischer Kündigung werden die eingegebenen Identifikations- und Kontaktdaten, Erklärung, Eingangszeitpunkt, Bearbeitungsstatus und technische Versandannahmen gespeichert. Diese Nachweise werden grundsätzlich bis zum Ablauf einschlägiger gesetzlicher Verjährungsfristen aufbewahrt, soweit kein Streitfall oder eine längere gesetzliche Pflicht besteht.

Technische Protokolle

Zur Funktionskontrolle, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung, Abrechnung und Kontingentsteuerung werden technische Nutzungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Kundenbezug, Zeitpunkt, Status, gewählte Textmodule, Modellangaben, Tokenzahlen, technische Laufzeiten, Request-ID und verwendetes Kontingent. Vollständige Einsatznotizen und erzeugte Textentwürfe werden nicht in diesen Nutzungsprotokollen gespeichert.

Technische Nutzungs- und Fehlerprotokolle werden grundsätzlich spätestens nach 30 Tagen gelöscht, soweit keine konkrete Sicherheits-, Missbrauchs- oder Rechtsverfolgung eine längere Speicherung erforderlich macht.

Besucherstatistik im Live-Center

Zur aggregierten Auswertung der Nutzung der Kunden-App werden Seitenaufrufe und kurzzeitige Aktivitätssignale erfasst. Hierzu werden nur Zeitpunkt, aufgerufener Seitenpfad, grobe Herkunftskategorie und eine zufällige, nur während der geöffneten Browserseite im Arbeitsspeicher gehaltene Sitzungskennung verarbeitet. Es werden dafür keine Cookies, kein localStorage und kein Browser-Fingerprinting eingesetzt.

Die Sitzungskennung wird serverseitig mit einem geheimen Schlüssel und dem jeweiligen Kalendertag gehasht. Die Datenbank speichert dabei keine IP-Adressen, Namen, E-Mail-Adressen, Einsatznotizen oder Textentwürfe. Technische Zugriffsdaten beim Hostinganbieter und pseudonymisierte Rate-Limit-Daten können unabhängig davon anfallen.

Einzelereignisse und gehashte Sitzungskennungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Längerfristig bleiben ausschließlich nach Kalendertag, Standort und Herkunftskategorie zusammengefasste Zählwerte erhalten, die keine Sitzungskennung enthalten. Die angezeigten Besucherwerte sind Schätzungen von Browser-Sitzungen und keine exakte Personenzählung.

Dienstleister und Empfänger

Vercel stellt die Webanwendung und deren Laufzeit bereit. Neon/Databricks stellt die PostgreSQL-Datenbank in der Projektregion Frankfurt bereit. OpenAI Ireland Ltd. stellt die KI-API bereit. Mollie B.V. verarbeitet Zahlungen. Plus Five Five, Inc. (Resend) versendet transaktionale E-Mails. Cloudflare, Inc. speichert verschlüsselte Datenbanksicherungen in einem R2-Bucket mit EU-Jurisdiktion. STRATO AG stellt den in Deutschland betriebenen Backupserver bereit.

Mit Auftragsverarbeitern werden die erforderlichen Datenschutzvereinbarungen zugrunde gelegt. Soweit Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer Daten außerhalb des EWR verarbeiten, kommen die vom jeweiligen Anbieter dokumentierten geeigneten Garantien wie Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse zur Anwendung.

Transaktionale E-Mails

Für Zugangs-, Vertrags-, Rechnungs-, Widerrufs- und Kündigungs-E-Mails wird Resend eingesetzt. Nach den für den eingesetzten Tarif veröffentlichten Regeln können E-Mail-Inhalte und Protokolle bis zu 30 Tage gespeichert werden; Sicherungen werden zeitlich begrenzt vorgehalten. Die tatsächliche Zustellung ist von der bloßen Annahme einer Nachricht durch den Versanddienst zu unterscheiden.

Verschlüsselte Sicherungen

Die Produktionsdatenbank wird täglich auf einem separaten Server in Deutschland ausgelesen und unmittelbar verschlüsselt. Nur die verschlüsselte Sicherung wird in Cloudflare R2 mit EU-Jurisdiktion gespeichert. Die Sicherungen werden grundsätzlich nach 35 Tagen automatisch gelöscht. Der private Entschlüsselungsschlüssel befindet sich nicht auf dem Backupserver.

Wird eine ältere Sicherung zu Wiederherstellungszwecken eingespielt, werden zwischenzeitlich vollzogene Lösch- und Berichtigungsanforderungen anhand der Betriebsdokumentation erneut berücksichtigt.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Vorgang insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Verträge, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung berechtigter Interessen an sicherem und nachweisbarem Betrieb sowie bei Organisationskunden im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit ausnahmsweise eine Einwilligung erforderlich ist, wird sie gesondert eingeholt.

Betroffenenrechte und Beschwerde

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Datenschutzanfragen können an kontakt@einsatzwort.de gerichtet werden.

Betroffene Personen können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.